Jak usprawnić proces obiegu dokumentów w firmie?

Zaginiona dokumentacja to zmora twojego biznesu, która skutecznie spędza ci sen z powiek? Brak odpowiednich wytycznych znajdujących się na zagubionym arkuszu skutecznie uniemożliwia ukończenie projektu? Powstałe wskutek tego opóźnienie po raz kolejny sprawiło, że twoja firma straciła ważnego klienta? A może po prostu chciałbyś poprawić wydajność prowadzonego biznesu i w większym stopniu korzystać z potencjału zatrudnionych pracowników? Jeśli na którekolwiek z zadanych powyżej pytań odpowiedziałeś twierdząco to znak, że najwyższa pora rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Na czym polega obieg dokumentacji i dlaczego nie warto go lekceważyć?

Obieg dokumentów w firmie to nic innego, jak tylko proces dotyczący przepływu, przechowywania i zarządzania dokumentami w ramach działalności gospodarczej. Tyle, jeśli chodzi o teorię. W praktyce bowiem różnego typu dokumenty stanowią nieodzowny element każdego biznesu, ponieważ stanowią dowód i źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, transakcjach, umowach, zobowiązaniach, prawach i obowiązkach. Obieg dokumentów ma wpływ na funkcjonowanie firmy pod wieloma względami, takimi jak:

Efektywność – szybki i sprawny obieg dokumentów pozwala na lepsze wykorzystanie czasu i zasobów, uniknięcie błędów i opóźnień, zwiększenie produktywności i jakości pracy;

Bezpieczeństwo – odpowiednie zabezpieczenie, archiwizacja i kontrola dostępu do dokumentów zapewniają ochronę danych i informacji przed utratą, uszkodzeniem, kradzieżą lub nieuprawnionym ujawnieniem;

Przestrzeganie przepisów – zgodny z prawem i normami obieg dokumentów umożliwia spełnienie wymogów podatkowych, księgowych, audytorskich i innych, a także uniknięcie kar i sankcji;

Komunikacja – właściwy obieg dokumentów ułatwia wymianę informacji i współpracę między pracownikami, działami, klientami, dostawcami i innymi podmiotami.

Jak wygląda klasyczny obieg dokumentacji w firmie?

Klasyczny (czyli po prostu ręczny) obieg dokumentacji w firmie polega na fizycznym przekazywaniu, przechowywaniu i wyszukiwaniu dokumentów w formie papierowej. Zazwyczaj taki obieg składa się z następujących etapów:

• Tworzenie – dokument jest sporządzany przez uprawnionego do tego pracownika, np. księgowego, kierownika itp. Dokument może być wygenerowany przez system informatyczny lub napisany ręcznie.
• Podpisywanie – dokument jest podpisany przez osobę lub osoby odpowiedzialne za jego zatwierdzenie, np. właściciela, pełnomocnika, itp. Podpis może być odręczny lub elektroniczny.
• Rejestrowanie – dokument jest wpisywany do odpowiedniego rejestru, np. księgi ewidencji sprzedaży, księgi inwentarzowej, itp. Rejestr może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej.
• Porządkowanie – dokument jest oznaczony i posegregowany według ustalonego klucza, np. numeru, daty, nazwy kontrahenta, rodzaju dokumentu, itp. Porządkowanie ma na celu ułatwienie identyfikacji i odnalezienia dokumentu.
• Przechowywanie – dokument jest umieszczony w odpowiednim miejscu, np. szafie, segregatorze, teczce, itp. Przechowywanie ma na celu zabezpieczenie dokumentu przed zniszczeniem, zagubieniem lub dostępem osób nieuprawnionych.
• Wysyłanie – dokument jest wysyłany do odbiorcy, np. klienta, dostawcy, urzędu, banku, itp. Wysyłanie może odbywać się za pomocą poczty, kuriera, faksu, e-maila, itp.
• Odbieranie – dokument jest odbierany od nadawcy, np. klienta, dostawcy, urzędu, banku, itp. Odbiór może odbywać się za pomocą poczty, kuriera, faksu, e-maila, itp.
• Archiwizacja – dokument jest przenoszony do archiwum, gdzie jest przechowywany przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Archiwizacja ma na celu zachowanie dokumentu na wypadek potrzeby udokumentowania lub sprawdzenia danych.

Klasyczny obieg dokumentacji – rozwiązanie (nie)idealne?

Klasyczny (ręczny) obieg dokumentacji w firmie to system pracy, który sprawdza się jedynie w… teorii. W praktyce bowiem opisywane rozwiązanie ma wiele wad, które ograniczają jego efektywność i znacznie obniżają bezpieczeństwo danych. Niektóre z nich to:

Znaczne zużycie papieru – tworzenie, kopiowanie, drukowanie i wysyłanie dokumentów w formie papierowej generuje duże koszty. Dodatkowo takie działanie wywiera negatywny wpływ na środowisko naturalne.

Duże zapotrzebowanie na przestrzeń – przechowywanie i archiwizacja dokumentów w formie papierowej wymaga znacznej ilości miejsca i odpowiednich warunków, co również wiąże się z kosztami i ryzykiem uszkodzenia dokumentacji.

Zwiększone ryzyko błędów – ręczne tworzenie, podpisywanie, rejestrowanie i porządkowanie dokumentów narażone jest na pomyłki, przeoczenia, niedopatrzenia i nieścisłości, co może prowadzić do nieprawidłowości i niezgodności w danych.

Możliwość zgubienia dokumentacji – fizyczne przekazywanie, wysyłanie i odbieranie dokumentów rodzi ryzyko zagubienia, zniszczenia czy też kradzieży dokumentów, co może spowodować brak dowodu lub informacji.

Duże ryzyko nieuprawnionego dostępu – papierowe dokumenty są łatwo dostępne dla osób, które mogą je skopiować, zmienić lub ujawnić, co może naruszać poufność i bezpieczeństwo danych.

Długi czas realizacji – ręczny obieg dokumentów wymaga dużo czasu na wykonanie poszczególnych czynności, co wydłuża procesy i opóźnia decyzje.

Czym jest system workflow?

System workflow to rozwiązanie stworzone z myślą o automatyzacji i usprawnienia obiegu dokumentów w firmie. Program tego rodzaju pozwala na definiowanie, modelowanie, monitorowanie i optymalizowanie procesów biznesowych. Do integralnych elementów aplikacji powstałej w celu zarządzania obiegiem dokumentów zalicza się m.in.:

Oprogramowanie – program komputerowy, który umożliwia tworzenie, edycję, przesyłanie, przechowywanie i archiwizację dokumentów w formie elektronicznej, a także zarządzanie nimi i nadzorowanie ich przepływu;

Baza danych – zbiór danych, który przechowuje informacje o dokumentach, procesach, użytkownikach i zdarzeniach związanych z obiegiem dokumentów;

Interfejs użytkownika – część oprogramowania, która umożliwia użytkownikom dostęp do systemu workflow i wykonywanie określonych czynności, np. tworzenie, podgląd, akceptacja, odrzucenie, wysyłanie, odbieranie, wyszukiwanie, raportowanie dokumentów;

Silnik workflow – część oprogramowania, która odpowiada za wykonanie logiki procesów, czyli za przekazywanie dokumentów i zadań między użytkownikami, sprawdzanie warunków, wykonywanie akcji, generowanie zdarzeń i powiadomień.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie korzystającej z systemu workflow?

W firmach korzystających z systemów typu workflow obieg dokumentacji odbywa się w sposób niemalże automatyczny. W praktyce polega na elektronicznym przekazywaniu, przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami w formie cyfrowej. Zazwyczaj taki obieg składa się z następujących etapów:

• Tworzenie – dokument jest tworzony przez użytkownika systemu workflow, który ma do niego uprawnienia. Dokument może być utworzony za pomocą edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, programu graficznego lub innego narzędzia dostępnego w systemie workflow.
• Podpisywanie – dokument jest podpisany przez użytkownika lub użytkowników systemu workflow, którzy są odpowiedzialni za jego zatwierdzenie, np. kierownika, właściciela, pełnomocnika, itp. Podpis jest elektroniczny i oparty na certyfikacie lub kodzie PIN.
• Rejestrowanie – dokument jest automatycznie zapisywany w bazie danych systemu workflow, gdzie jest przypisany do odpowiedniego procesu.
• Porządkowanie – dokument jest automatycznie oznaczony i posegregowany według ustalonych kryteriów, np. numeru, daty, nazwy kontrahenta, rodzaju dokumentu, itp. Porządkowanie ma na celu ułatwienie wyszukiwania i filtrowania dokumentów.
• Przechowywanie – dokument jest przechowywany w systemie workflow, gdzie jest zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją lub usunięciem. Przechowywanie ma na celu zachowanie integralności i ciągłości dokumentów.
• Wysyłanie – dokument jest wysyłany do odbiorcy, np. klienta, dostawcy, urzędu, banku, itp. Wysyłanie odbywa się za pomocą systemu workflow, który komunikuje się z innymi systemami lub aplikacjami, np. pocztą elektroniczną, systemem księgowym, systemem ERP itp.
• Odbieranie – dokument jest odbierany od nadawcy, np. klienta, dostawcy, urzędu, banku, itp. Odbiór odbywa się za pomocą systemu workflow, który komunikuje się z innymi systemami lub aplikacjami, np. pocztą elektroniczną, systemem księgowym, systemem ERP, itp;
• Archiwizacja – dokument jest automatycznie przenoszony do archiwum systemu workflow, gdzie jest przechowywany przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Archiwizacja ma na celu zachowanie dokumentu na wypadek potrzeby udokumentowania lub sprawdzenia danych.

Co zyskasz decydując się na system workflow?

System workflow ma wiele zalet, które wpływają na zwiększenie efektywności i przyspieszenie pracy w firmie. Do najistotniejszych z nich należą:

• Oszczędność papieru – tworzenie, kopiowanie, drukowanie i wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej zmniejsza zużycie papieru i ogranicza negatywny wpływ na środowisko.
• Oszczędność przestrzeni – przechowywanie i archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej zmniejsza zapotrzebowanie na przestrzeń i przyczynia się do poprawy warunków pracy.
• Zmniejszone ryzyko błędu – automatyczne tworzenie, podpisywanie, rejestrowanie i porządkowanie dokumentów zmniejsza ryzyko pomyłek, przeoczeń, niedopatrzeń i nieścisłości, co poprawia jakość i wiarygodność danych.
• Zmniejszone ryzyko utraty dokumentów – elektroniczne przekazywanie, wysyłanie i odbieranie dokumentów zmniejsza ryzyko zagubienia, zniszczenia, kradzieży lub zatarcia dokumentów, co zapewnia ciągłość i kompletność danych.
• Podniesiony poziom bezpieczeństwa danych – elektroniczne zabezpieczenie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów zmniejsza ryzyko skopiowania, zmiany lub ujawnienia dokumentów, co przyczynia się do podniesienia poziomu poufności i bezpieczeństwa danych.
• Skrócenie czasu realizacji – automatyczny obieg dokumentów skraca czas na wykonanie poszczególnych czynności, co przyspiesza procesy i ułatwia decyzje.